Tag: 會議場租

相信有許多的承辦人，在一開始籌備活動會議的切入點有所疑問，該如何開始? 可以依照該活動的內容大略敘述，我們會即時的給予答覆及建議方向，以下張貼一封，對於活動會議規劃有疑慮的客戶，mail內容提供給承辦人初步規劃的概念，如果你目前所需要承辦的會議活動情況有所不同，歡迎你使用適當的方式對我們詢問: <請由最底部開始往上閱讀，因截取於Outlook郵件>............................................................................. Hi Keith,針對您提出的五點我將所知道的先行回答： 1) 每位參與人員，公司所預訂支付的預算是多少或是由參加者自行付費....有了預算如此才能 設定選擇住宿飯店及會議場地或是餐飲安排。答＿由公司統一付費，預算尚未擬定可以的話能否先有報價做參考 2) 機場接送 問題不大 可請貴公司派員接送，如人員有限 我們可以派專車舉排到機場接機，當然也會產生費用。答＿我們可自行處理接、送機事宜 3) 會議的進行流程 應該由貴公司主導，除非會議目的有別的需求例如.教育訓練..等 。答＿我們會再有agenda出來 4) 舉行日期務必確定，方能正確的估算價格及掌握住宿場地。答_目前僅知會是一~五，不會安排到週末假日 5) 參與人員的住宿是單人房或雙人房 ?答_ 單人房 以上僅概略雛形，請不吝指教並?請與我近一步接洽，謝謝您!! From: 自然旅遊 [mailto:nature.tour@msa.hinet.net] Sent: Wednesday, September 02, 2009 2:42 PM To: peiwen chen Subject: Re: 會議活動安排 陳小姐 你好, 有關11月份的會議 一般來說 如果是公司業務會報之類的桌上型討論會議 ，流程的部份大多由主辦公司自行決定，在旅行社的部份是將會議場地租用好時段 ，座位的擺設及所需設備佈置 例如投影佈、中場休息早、午茶，中餐安排 及住宿預定...... 在會議室的租用一般來說都以4小時為一階段，費用也因場地大小而訂 。我們承辦過大小不同的會議活動，8月份才完成600多人的業務會議新品發表會，而一般諸如貴公司的中小型會議，也經常固定承辦貿易或藥品公司的旅運安排。 對於貴公司本次的會議建議請先行瞭解: 1) 每位參與人員，公司所預訂支付的預算是多少或是由參加者自行付費....有了預算如此才能 設定選擇住宿飯店及會議場地或是餐飲安排 2) 機場接送 問題不大 可請貴公司派員接送，如人員有限 我們可以派專車舉排到機場接機，當然也會產生費用。 3) 會議的進行流程 應該由貴公司主導，除非會議目的有別的需求例如.教育訓練..等 。 4) 舉行日期務必確定，方能正確的估算價格及掌握住宿場地。 5) 參與人員住宿是單人房或雙人房 ? ※你可先將以上整理出概念，設定適合的舉辦飯店或場地。我們的優勢就是可以幫忙你統籌， 除了在飯店或場地的租用折扣及延伸出的接送服務、餐飲安排或是會後景點觀光.... 祝 心 怡 期待你的回覆 ********************************** Best regards Keith 白 自然國際旅行社股份有限公司 Tel:886-2-25173977 Fax:886-2-25173980 https://www.naturetour.com.tw ******************************** ----- Original Message ----- From: peiwen chen To:nature.travel@msa.hinet.net Cc:nature.tour@msa.hinet.net Sent: Wednesday, September 02, 2009 12:44 PM Subject: 會議活動安排 Hi 您好： 本公司預定於11月份第3 or 第4週舉辦三天兩夜的會議(World Wide Integration Meeting)，参與人數固定約15位，另外變動參加者依topic不同参與人員也不同目前只有粗略的規劃，因總公司在高雄/鼓山區，故地點以南部為主；大致約兩天半的會議及另外半天團體活動，須包含食宿。另因與會人員部分是外籍人士(有些從中正機場有些從小港機場抵台)，所以地點指示牌/海報等需中英文並行，無線網路也是必須的。 請問通常這種會議您們如何規劃及流程為何？先前是否有辦過相近性質可做参考？除確定的人數尚未知之外其他還須知道哪些項目呢？以上我簡略的寫這些，再有近一步確認事項會再與您聯繫的，煩請就以上內容先與我聯繫，謝謝您~