會議活動 初步流程規劃

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相信有許多的承辦人,在一開始籌備活動會議的切入點有所疑問,該如何開始? 可以依照該活動的內容大略敘述,我們會即時的給予答覆及建議方向,以下張貼一封,對於活動會議規劃有疑慮的客戶,mail內容提供給承辦人初步規劃的概念,如果你目前所需要承辦的會議活動情況有所不同,歡迎你使用適當的方式對我們詢問:

<請由最底部開始往上閱讀,因截取於Outlook郵件>…………………………………………………………………..
Hi Keith,針對您提出的五點我將所知道的先行回答:

1) 每位參與人員,公司所預訂支付的預算是多少或是由參加者自行付費….有了預算如此才能 設定選擇住宿飯店及會議場地或是餐飲安排。答_由公司統一付費,預算尚未擬定可以的話能否先有報價做參考

2) 機場接送 問題不大 可請貴公司派員接送,如人員有限 我們可以派專車舉排到機場接機,當然也會產生費用。答_我們可自行處理接、送機事宜

3) 會議的進行流程 應該由貴公司主導,除非會議目的有別的需求例如.教育訓練..等 。答_我們會再有agenda出來

4) 舉行日期務必確定,方能正確的估算價格及掌握住宿場地。答_目前僅知會是一~五,不會安排到週末假日

5) 參與人員的住宿是單人房或雙人房 ?答_ 單人房 以上僅概略雛形,請不吝指教並?請與我近一步接洽,謝謝您!!


From: 自然旅遊 [mailto:nature.tour@msa.hinet.net]
Sent: Wednesday, September 02, 2009 2:42 PM
To: peiwen chen
Subject: Re: 會議活動安排

陳小姐 你好,

有關11月份的會議 一般來說 如果是公司業務會報之類的桌上型討論會議 ,流程的部份大多由主辦公司自行決定,在旅行社的部份是將會議場地租用好時段 ,座位的擺設及所需設備佈置 例如投影佈、中場休息早、午茶,中餐安排 及住宿預定……

在會議室的租用一般來說都以4小時為一階段,費用也因場地大小而訂 。我們承辦過大小不同的會議活動,8月份才完成600多人的業務會議新品發表會,而一般諸如貴公司的中小型會議,也經常固定承辦貿易或藥品公司的旅運安排。 對於貴公司本次的會議建議請先行瞭解:

1) 每位參與人員,公司所預訂支付的預算是多少或是由參加者自行付費….有了預算如此才能 設定選擇住宿飯店及會議場地或是餐飲安排

2) 機場接送 問題不大 可請貴公司派員接送,如人員有限 我們可以派專車舉排到機場接機,當然也會產生費用。

3) 會議的進行流程 應該由貴公司主導,除非會議目的有別的需求例如.教育訓練..等 。

4) 舉行日期務必確定,方能正確的估算價格及掌握住宿場地。

5) 參與人員住宿是單人房或雙人房 ?

※你可先將以上整理出概念,設定適合的舉辦飯店或場地。我們的優勢就是可以幫忙你統籌,

除了在飯店或場地的租用折扣及延伸出的接送服務、餐飲安排或是會後景點觀光….

祝 心 怡

期待你的回覆

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Best regards
Keith 白
自然國際旅行社股份有限公司
Tel:886-2-25173977
Fax:886-2-25173980
https://www.naturetour.com.tw
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—– Original Message —–

From: peiwen chen

To:nature.travel@msa.hinet.net

Cc:nature.tour@msa.hinet.net

Sent: Wednesday, September 02, 2009 12:44 PM

Subject: 會議活動安排

Hi 您好: 本公司預定於11月份第3 or 第4週舉辦三天兩夜的會議(World Wide Integration Meeting),参與人數固定約15位,另外變動參加者依topic不同参與人員也不同目前只有粗略的規劃,因總公司在高雄/鼓山區,故地點以南部為主;大致約兩天半的會議及另外半天團體活動,須包含食宿。另因與會人員部分是外籍人士(有些從中正機場有些從小港機場抵台),所以地點指示牌/海報等需中英文並行,無線網路也是必須的。 請問通常這種會議您們如何規劃及流程為何?先前是否有辦過相近性質可做参考?除確定的人數尚未知之外其他還須知道哪些項目呢?以上我簡略的寫這些,再有近一步確認事項會再與您聯繫的,煩請就以上內容先與我聯繫,謝謝您~