承辦一場完整的...會議 mice

當你需要在國內或國外某大城市辦理舉行會議活動時,場地的選擇是首要考量的,當然可以在網際網路的便利之下,搜尋出參考資訊,並非是一件太難的事情;只是通常一場完整的會議的舉行,不僅只是參考網路圖片來決定預訂場地而已,還有參與者的交通接送、住宿、餐食、附件周圍環境、會後參觀市區旅遊、保險……等多項考量安排。

以上是舉辦會議旅遊大方向需要的基本架構。如果你所舉行的會議活動,不用考量以上這些相關預定服務,那就可以從如何選擇適當的場地大小?場地位置? 所需預算花費? 會場的佈置擺設 ? 即時同步翻譯人員需求 ? 教育訓練講師 ? …..這些都是下一步承辦人需要去面對的考量。看是單向聯繫,但其實許多變化及更改的細部調整是繁瑣的。

如果客戶能有一個總窗口聯繫,不論是僅需會議場地或也要其他相關活動安排,將會輕鬆許多。因為我們在開始的會議活動場地選擇,就能為客戶推薦適當的地點,及之後所延伸出的參與會議活動的國外人仕來台接送機專車、住宿…….等旅運服務,直到會議活動完成,開出旅行業發票(代收轉付),以便客戶公司會計作業報帳,不愁沒有正式發票收據核對報銷。

你或許需要場租而直接與飯店進行聯繫,或有的公司承辦人會直接委託公關活動公司,代訂場地、住宿房間或其他延伸的交通旅運服務。我們建議諸如旅運的安排事務及連繫,最好還是由專業的旅行社來服務較佳,不論是在飯店的資訊掌握即時,及場地住宿費用的折扣方面,及交通巴士安排的經驗…等等都會比承辦人自行連繫或委託公關活動公司,來的更有效率及節省費用、時間。

搜尋選擇場地

安排交通食宿

會場裝備佈置

單一窗口 全程服務

  • 在預算花費方面,相信會與你自行跟飯店、車行、餐廳….等業務所談的條件更好也更詳細。
  • 除了場地訂預之外,如果參與會議活動者,有需要提供專車接泊或訂票等交通預定服務,那更需要我們的專業
  • 會議活動完畢後,在附近順道旅遊或想找些當地特色餐廳時,我們將提供建議當地人才知道的好料餐廳。
  • 帳款發票統一由我們開出,還可以省去貴公司會計出帳憑證問題。

場租計算時段

租用使用場地,在場租費用來說是以時段收取,而多數飯店的分段時刻大至相同,原則上都以4個小時左右為一個時段,如果僅有使用2小時,也將會以一個時段來收取費用。如果使用的時間在上午10點–下午2點,這樣的時段在飯店的租用下,將會收取2個時段的費用。

在於當使用超過租用時段時, 將以所托延的使用的時間,以每一小時為單位加價計算。有些會議或活動需要提前入場佈置的話,通常也需要詢問各租借單位,是否需要額外加收提前入場佈置的費用,當然還有結束後所需要徹場的時間,這些都會影響到場租費用,以上希望對於場地租用計價能有基本概念,在對於活動會議的安排,能更佳有掌握性。

場租 時段區隔  —上午 :0830 -1200   /   中午 :1300 -1700    /    晚上 :1730 -2100

設備佈置 平面圖

設備:一般場租的基本配備可提供有;麥克風、白板、講臺、簡報架、投影用布幕及招待熱茶,如果會議需要另外的視聽設備,例如投影機、放影機等,有些場地是需要另行收費的,當然了! 也可以自行攜帶。

有的活動會議,需要更多的燈光、音響附加設備,可配合專業的音響燈光工程公司來協力,但在用電量方面,使用超過的用電量安培數,飯店也須另計費用的。

會議裝備- 同步翻譯 TRANSLATION EQUIPMENT

會議安排除了基本的會議場地預訂,中場休息茶點安排等細節溝通之外,另一個比較專業的是,本次的會議將邀請國外的講師,前來做些教育訓練及產品的使用方式,所以主辦單位還需要,同步的翻譯器材及專業的翻譯人員必盡產品中尚有許多的專業術語。推薦了我們配合的廠商給主辦單位,並從中溝通說明翻譯時產品的重要內容,並且在會議舉行中,全程錄音留存也方便主辦單位在往後的教育宣導使用。另外一個重要的物件就是同步翻譯系統。以往在一些專門出租會議中心的場地,大都有提供設備,只是需要依照參加人數額外的支付租用費。

如果在一些飯店或是酒店內的場地,就必需安排誠信較佳的專業廠商來裝置器材,並且與飯店原有的音響硬體配合,空間、電壓等細節的確認。而在翻譯接送器的系統大置可分為兩種,紅外線及無線頻道式的收發,可依照場地環境的條件來選擇使用,以上的連繫預訂過程,能有一個統籌的窗口將對於會議的舉行更加流暢順利,當然也就成功的舉行了此次北中南的會議。

圖左@在飯店的會場內安排合適的位置,搭起的臨時翻譯室。

圖右@ 翻譯室內除了現場聲音之外,透過攝影螢幕也可以監看到現場的實況。

平面圖: 每個會議活動場地的格局動線,是非常重要的。建議承辦人還是親臨現場,模擬會議活動流程,更能掌控會議舉行中的流暢性。如果無法前往場勘,就借由場地的平面圖,瞭解場地的隔局、空間、高度等。評估場地是否合適,可否容納本次的與會人員,及參加人員動線的掌握,指示牌、出入口的位置,接待桌及茶點的合適擺放…等等細節流程的初步考量。請輸入文字

中場茶點 特殊需求

茶點:在中場休息茶點咖啡部份,大多會依照參與人數計價收費,一般來說每人約$150~300元不等 / 每次,另加10%的服務費,而內容除了咖啡、熱茶之外,還有餅乾、蛋糕、小點心或水果。(有的會議中心,會另外收取場地清潔費10%)

特色會議場地
在每間飯店或是會館裏的會議場地,有大到可容納上千人的宴席晚會場所,或小到提供高階主管會議的私人招待所,各飯店會館,都有各自主要經營的對象客戶,及提供相對應的硬體設施設備,有特色的會議場地:

在因應煙害防制法的規定之下,全國的公共場所內皆不可吸煙,這對於一些癮君子造成了許多的不便,讓他們像是弱勢族群般的被限制。那如果要找一個在台北市區的會議場地,會議是需要腦力激盪,參加人員有抽煙的需求時,是否有方便吸煙者的會議場地,目前在台灣還所剩無幾,下圖的會議室隔局設備就還蠻適合以上條件。

下圖場地的平面圖,會議室外還有蠻寬闊的陽台相連。方便抽煙的人,不用走出大樓到戶外,在陽台遮陰下延續話題。

會後旅遊 住宿

旅遊:許多會議活動,除了需要場地的安排之外,在參與人員的餐飲及住宿的方面,也是另一個需要細心考量的重點,如果安排得當,絕對是可以提升會議或活動的效益。在未參與會議的隨同家屬方面,我們也會依照團體喜好,於在場地周圍安排一些的旅遊活動。

其他安排:有些教育訓練的會議活動,除了在腦力的激發外,希望還可以伸展筋骨運動身體 ,可以安排專業的講師,在會議後帶領與會人員,做些有養運動或瑜珈之類的課程,於清境的大自然環境擁抱之下,盡情的伸展肢體揮灑汗水,整合身心。

結合場地、住宿 、交通 、餐食 、活動 、旅遊 、保險 …等,加上有專業旅運經驗的承辦,統一窗口統籌溝通安排,將等於一場精采及有效益的活動會議,也省去了主辦單位的預算、人力資源及繁雜的溝通連繫。

交通接送

承辦經驗方享

全國會議高雄舉行 TRANSPORTATION
這次承辦的活動,地點要在高雄市舉辦,參與此次活動的人數由北.中.南部一同前往約有300多人,大型遊覽車計數十輛,抵達會場及散會時的人員進出場時間及動線掌握。是需要考量完整的。位於漢神巨蛋廣場飯店大樓中,並沒有大型遊覽車的專用停車場,問題會是在活動結束散場時,將會有不容易集合各車成員的困擾和發車的時間拖延,最佳的選擇就是能將所有的遊覽車輛,停放於緊鄰在飯店旁的高雄巨蛋運動場的後台停車場。從會議飯店走到停車場約3分鐘內,且可以將散場的集合位置設定在停車場,非常方便的掌握到各車人數。

經主辦公司的同意,我們隨後與目前代理高雄巨蛋運動場的經營公司聯絡溝通,希望能於活動當日租用停車場,因高雄巨蛋運動場才剛開幕啟用不久,許多設施尚未開放完全,也從無租借過後台停車場的前例。經過多次的努力溝通協調,最後順利的簽署租用合約,讓我們的主辦單位再次的肯定我們的專業,在此特別感謝巨蛋的劉特助鼎力協助溝通,最後也讓活動更順利的完成。在交通運輸方面的掌握,絕對是整個活動順利與否的重要關鍵。

選擇遊覽巴士

如何挑選配合優良的遊覽巴士公司,在駕駛司機的素質及配合度、合法的營業車輛、定期的車輛健檢保險,使用車輛出廠年份新舊…等為考量,經過長年配合車行的經驗,而了解各車行的服務情況,用來配合適當的團體需求,更能提供我們所安排承辦的團體,最佳及準時的交通服務。

大型遊覽巴士的載客人數,一般以乘客43人座為主,再加上司機及旁座助手的座位,俗稱大巴共乘45人,每排有4張座位(下圖)

但在台灣這幾年的競爭環境之下,車行為了有更好載客的服務,大多數的車公司也都擁有一些比較新穎的三排座椅(下圖),外觀大小看起來,與一般45人座的標準巴士沒有差別,但車內的空間相對的比較大,座位坐起來跟沙發類似,寬敞舒適。如果團體人數在32位以下的話,可考慮選擇指定3排座椅的巴士,在搭乘比較遠的車程來說,的確是舒服不少。而車資也同一般45座大巴計價,因為座位寬廣,座起來比較舒適,所以比較搶手需要提前預訂。

另外還有中型巴士20人座,使用此種類巴士,需要考量乘客行李放置,因為車體並無足夠的行李箱,大多放至於前方助手座位或最後方的座位上,適用於15人以下團體。

@20人座中巴車內(圖)

一般車資的計價,除基本車資外還需考量停車費、過路、過橋費,例如高速公路收費站及司機小費,如有過夜或隔餐也須支付或安排司機的食宿,再加上發票的稅金就是完整的車資費用了。

中國會議 -大連風光

承辦經歷分享

城市:中國大連 CHINA DALIAN
有別於中國其他各城的街景市容-大連,1905年後的40年,在蘇聯租借下建築了許多歐式的建物,且道路設計了許多圓形的歐式廣場,再再顯現出這座獨的東北重要港口的特色。
造訪這座歐風格調的城市,別忘了參觀少數保有騎警編制的騎警隊,且個個都是精過篩選的高佻女子,在國家慶典或外賓來訪時的擔任首要的接待團隊。

主辦單位連續開了2天的會議後,相信旅客們的腦海中,還不斷的咬嚼著,會議中所討論出的決議及明年度的執行方向;今天大家沒有干擾的環境下,享受高級飯店的早餐服務後,午后專車安排前往位於郊區山林裏,距離飯店1小時的車程,遠離都市的塵囂,視野反轉進入廣闊的原始樹林,心情自然的放鬆下來。經過一小段的健行步走後,開始進入今天的重頭戲,震撼式的野外涉獵打靶。因為本次所招待的旅客皆是來自全省的企業老闆,且大多是男性平均年齡約50歲。
在出發前經過多次的說明,特別建議安排了能瞬間激發腎上腺素的打把活動,有别於在國內的打靶環境,視野景觀環境設施都不錯。此活動除了有助於在視覺活動的調整之外,也需要在扣槍機的當下全神貫注,開始前~貴賓們意興闌珊,等到第一位打完後,滿臉通紅精神揚意,也吸引讓其他老闆門都想下場一試身手,全團的熱烈的參與,一發接著一發的打。

打完了定向靶的手槍射擊,我們來到動態飛碟式的散彈追打,每個靶站都有一位協助教官,先行示範槍枝的使用及散彈槍的威力。在響震如雷的槍擊聲後,每位打玩靶的貴賓彷彿剛跑完3千公尺長跑般的精神放鬆,更有許多位的貴賓接連打擊下一回合。結束活動返回市區的車上,大夥還不段的討論著剛才在靶場上的體驗及感覺,我們也達到之所以經心安排此活動,想讓貴賓們體會到的效果了。

大連是中國的知名不凍港,擁有豐富的海產資源,海鮮美味可口,因為主辦單位不使用接待團體的餐廳,我們特別挑選了幾家當地人氣餐廳,在安排及訂位上,當然與餐廳也經過了幾番的溝通才順利的安排我們的團體使用。安排高檔的海鮮及日本料理餐來招待團體貴賓,其餘幾餐還安排了韓國烤肉、東北茶樓點心、傳統北方麵食……….完全的滿足了全團旅客的食慾,對我們而言可說是一次成功的招待旅遊安排。

知名的港口當然也要體驗一下港灣船釣的感覺,特別安排了包含船家乘坐三人的小艇出海垂釣,順道瀏覽港灣風光( 下圖 )。

香港會議- 特色美食

承辦經歷分享

香江夜景美食
考量到讓公司能正常運作,招待員工國外旅遊時的天數,也希望能在三,五天內完成,鄰近的港澳是許多公司團體的選擇。所以香港對於我們來說是再熟悉不過了,每年統計國人造訪該地的入境人數都是屬一屬二的。

如何安排一個比較特別的招待行程,在短短的三天二夜裏。自由行的各取所需是不錯的方式,但也希望能借由國外旅遊加強公司向心力,與主辦單位溝通建議後決定,在每天的晚餐時間團員一同的用餐,除了分享當天的旅遊趣事或是互相比較,那裡可以找到物廉價美的好物之外,也能借由旅遊的輕鬆氣份,增進同事間彼此的感情。所以在晚餐廳的選擇上當然要僅慎,更需要有最即時的餐廳營運消息及資訊。

我們安排團體在香港島的威靈頓街上,一家經營了60年的老字號餐廳-鏞記酒店,起初從一個燒味牌檔的餐廳,始創人甘穗煇先生炮製一手馳名的燒鵝,當時港澳碼頭一帶,從外地抵港的旅客,以及泊港輪船的海員,均聯群結隊專程一嚐美味佳餚。因味美而聞名,逐漸的擴大經營至今的規模。

因團體人數的優勢,所以能安排餐廳內的各式招牌菜色,讓大夥細心品嚐。只是在訂餐作業過程,是必需配合餐廳的付款方式,且鏞記也顯少接待一般的國外旅遊團體,多是名人及政要造訪居多。

我們選擇了及依照主辦單位的喜愛所選訂的菜單,它是依照人數再加上服務費計價的。

另一個讓人覺得特別的是,餐廳要求在用餐前需要支付餐費以確定訂餐人數,經過與餐廳訂席組溝通後,建議我們抵達香港當日匯款到鏞記的銀行帳號即可。心想應該是輕鬆容易之事,沒想到前往銀行匯款時,竟然告訴我一定要到該帳戶的銀行存入才行,因為我並沒有香港當地任何一家銀行的帳戶。這……這….怎麼跟台灣不一樣? 就像你到第一銀行櫃台,要匯款到華南銀行,頂多只是付個手續費用就行,但在香港的金融體制竟然是 ‘No 不行’;我只好趕緊直奔餐廳指定的銀行,好險當下是在熱鬧的市中心彌敦道上。

走過了2個街頭找到了指定銀行,一上樓一看..哇….怎麼一堆人在排隊,還不是用抽號碼牌坐著等,像是在迪士尼排隊玩各項設施時的方式,拉著排隊線環繞著好幾個圈,站著慢慢的往前走,心想如此的金融作業體制難怪一堆人需要排隊,在今日網際網路的超速的社會裏,真不敢相信香港的金融作業是如此不便。排了約40分鐘終於順利的匯入款項,並確認餐廳已經收到無誤,當然了隔天的晚餐,大夥大塊朵頤,津津樂道的品嚐著每道精心的佳餚,一切辛勞也都有代價了。

另外一天的晚餐,我們選擇了在天星碼頭旁的餐廳,一邊用餐一邊可以欣賞知名的香江夜景,在固定的時間,都有精彩的雷色燈光秀可以觀賞。

酒足飯飽稍做休息之後,此時的燈火通明彷彿初夜舒醒,團體包了一艘遊艇,漫漫的的香江從每個角度,欣賞各區知名建築樓群,及名人貴族的豪華住宿區域。香港旅遊其實也可以安排的很特別。

MICE TAIWAN

服務項目:國內會議活動大陸人仕來台國外會議旅遊

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備註

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國內場地

場地位置

空間平面

設備布置擺設

租用時段費用

茶點 其他需求

SERCH REFERENCE

整理出目前台灣全省,可提供會議場地及住宿之飯店,歡迎依照你的需求,查詢各地的適當的會議活動場地。在會議場地的選擇方面,大多可分為便捷的市區飯店,或是郊外的會議中心來舉行。我們將依照承辦會議活動的屬性需求,及參與的人數及性質,當然還有預算,來作適當的場地推薦。

一般來說的會議場地,多用空間坪數來區分大小及租用費用,有可以選擇20坪左右的小型會議室,或大到300坪左右,可擺放劇院型或課堂型的教育演講場地來挑選。如有更多的參與人數或大型活動需求,也可溝通運用飯店的開放空間,或附近的協力場地來舉辦。

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